Los sistemas no piensan tus colaboradores sí – actúa en consecuencia

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|Por Luis Salas|

Muchas organizaciones son cuadradas e inflexibles porque tienen sistemas cuadrados e inflexibles. Te has preguntado: ¿cuánto tiempo le inviertes en llenar reportes? ¿en usar una aplicación a la fuerza que no funciona pero la propusieron “de arriba” y la tratas de meter con calzador?

A veces queremos anteponer nuestras apps, reglas, procesos, a las personas. Y tenemos que ser muy cautelosos. como dice, Bill Higgins, uno de los encargados de Cultura y Modernización de equipos de IBM:  “The magic is in the new, better practices that the tools enable. A tool is a vehicle for practices. Practices directly shape habits and tacit assumptions. Habits and tacit assumptions are the foundation of culture.” Tendríamos que preguntarnos qué apps. reglas utilizamos porque eso moldea mi cultura.

Los sistemas han de estar al servicio de los equipos y la estrategia. De ahí que como dijimos en post anteriores, la estrategia es la visión que la organización tiene tomando en cuenta a su entorno, a su mercado y a sus usuarios. Y después viene el trabajo que hay que hacer de acuerdo a esa estrategia; y finalmente los sistemas que me van ayudar a que el trabajo fluya.

¿Qué sistemas te pueden ayudar?

  1. Los que sean simples. Es decir, descomplicados. Como el caso de nuestros amigos de Banregio que utiliza Workspace en su banco; le ha ayudado mucho a su Comunicación Interna sin necesidad de utilizar tantas técnicas.
  2. Lo que se pueda automatizar. Si me permite dedicarle más tiempo a más cosas de fondo, es mejor. Que no nos quite tiempo.

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A. Personalizar

Llegamos con muchos clientes y muchos quieren sólo metodologías de agilidad por quererlas. Nos puede pasar una contradicción en sí misma que buscando la agilidad per se nos encasille y nos haga lentos. De ahí que nosotros busquemos más que cambiar, actualizarEsto es al ser nosotros una constructora de capacidad preferimos darles a los equipos herramientas y que ellos mismos decidan que metodología y/o sistemas utilizar por cada proyecto. Los equipos autodirigidos han de poder elegir el cómo se organizan. Sería otra contradicción de no ser así.

De ahí la importancia que cada organización y equipo, entienda su contexto (como dice nuestro amigo Demetrio Strimpopulus) y personalice sus sistemas.

Deja que tu equipo haga su propio Team Chart (su propio Sistema Operativo y este es el que usamos en Polymath)

B. Mejor que tengas reglas, ten check-ins. De ahí la importancia de nuestros Objetivos y Resultados Clave (OKRs). De verdad que puede cambiar la cultura con un approach más transparente y más sano.

Un twist lo explica Dov Seidman“When employees just needed to do the next thing right – to follow orders to the letter – culture didn’t matter so much. But now we are living in a world where we’re asking people to do the next right thing. A rulebook can tell me what I can or can’t do. I need culture to tell me what I should do.”

Un sistema cuadrado no permite pensar a los colaboradores por ellos mismos.

¿Qué puedes hacer?

  • Ten Postmortem de proyectos o bien de equipos. Es decir cuando terminen un proyecto pregunten: ¿qué te funcionó más? ¿qué no te funcionó?, ¿qué te estorbaba o quitaba más tiempo?, ¿qué si les ayuda a resolver problemas?
  • Piensa en dónde estás compartiendo tus mejores prácticas. Un lugar digital, accesible, fácil de utilizar. Que los equipos lo suben no porque no lo tienen que subir sino porque comprenden que puede ayudar precisamente a ser mejores.

Si quieres que tus colaboradores se brinden cada vez más y mejor a su trabajo ponlos encima de tus sistemas.

*Si quieres platicar más sobre El Futuro del Trabajo, Diseño Organizacional, Transformación, Agilidad, escríbeme a: luis@polymath.com.mx