Siempre estamos en un proyecto seamos conscientes o no de ello. En el post anterior sobre El Futuro del Trabajo dijimos que cambiar la visión del trabajo como un proceso al trabajo como un proyecto dependía en gran parte que pueda triunfar la creatividad y la innovación en una organización.

Con independencia de nuestra visión sobre el trabajo siempre necesitamos colaborar con alguien más para lanzar o trabajar sobre algún producto o servicio: con otros equipos, con otros departamentos, con personal externo o incluso con otros equipos de otras organizaciones. De lo contrario nuestros proyectos serán lentos, será muy difícil de organizarnos, faltará ownership, dificultades en la comunicación por tener tantas personas implicadas.

Ante esta necesidad de agilidad y que los proyectos que hagamos triunfen, surgen los Cross Functional Teams. Estos equipos están conformados por miembros de distintos departamentos para la realización de un proyecto o para la resolución de un problema.

En un estudio reciente de Behnam Tabrizi (profesor de Liderazgo y Transformación Organizacional de Stanford) decía que el 75% de los Cross Functional Teams fracasa. ¿Por qué?

Razones quizás es que pueda que nos estén ganando las prisas de sacar los proyectos a como dé lugar; que no hemos cambiado la mentalidad de fondo y hacemos equipos de la misma manera que los veníamos haciendo antes; y/o bien, que nos dejamos llevar por las modas. Principalmente pensamos que puede ser lo siguiente:

A) Estructura con único líder o comunicador. Es decir utilizamos una estructura jerárquica y sólo hay un iluminado que dirige el proyecto.

B) Se nombra a un comité. Ya no hay un sólo iluminado sino un grupo de iluminados que a veces se les llama líderes. Decía Napoleón que cuando quería que no salieran las cosas, nombraba a un comité.

C) Se planea todo a la perfección como un árbol de decisiones. Esto es, como si fuera un mero check-list donde se tiene que cumplir al pie de la letra, dejando poco a la creatividad y a la colaboración. Por lo cual es un poco absurdo.

D) Planeamos como un Cross Functional Teams pero la ejecución es como silos. Y de nuevo nos atoramos si en la práctica volvemos a los departamentos, funcionamos como antes.

¿Qué es necesario para que los Cross Functional Teams tengan éxito?

1) Trátalos desde un inicio como un Cross Functional Team. Hay que dejar claro desde un inicio el propósito de por qué utilizaremos un Cross Functional Team; quiénes serán sus integrantes (máximo 9 personas). Asigna roles y responsabilidades; cuáles van a ser sus límites, los objetivos y resultados clave. Te puede ayudar la tabla de Re:Work.

Puedes usar nuestro Team Chart:

2) Ten muy claro tus «Even-Over» para la toma de decisiones. Es decir, qué es lo importante para tu Cross Functional Team, prefieres la efectividad sobre la eficiencia, prefieres el aprendizaje sobre la mera ganancia económica.

Aquí Sergio Téllez y un servidor te explicamos los «Even-Over Statements» en nuestra Cápsula Semanal sobre El Futuro del Trabajo y Transformación Organizacional.

3) ¿Qué ritmo te gustaría tener? Esto es, ¿cuándo te vas a juntar con tu equipo? ¿Tienes alguna estructura de juntas? ¿Cómo vas a fomentar el cara a cara? Si quieres que salga el proyecto con buen ritmo tienes que tener un ritmo de retroalimentación constante. ¿Qué apps vas a utilizar?

4) Define las tomas de decisiones particulares y la tomas de decisiones colectivas. ¿Hay alguien en el Cross-Functional Teams que tenga la autorización para decidir sobre una cosa en concreto? O bien ¿son dos personas? y ¿cuáles podemos decidir entre todos o apoyarnos en algún equipo?

5) Se transparente y disciplinado. De nada servirá si no tenemos un sistema de comunicación claro; si no tenemos juntas efectivas y si no nos enfocamos a ello.

En nuestra Master Class ‘Futuro del Trabajo’ cuando llegamos a la sesión sobre Colaboración y Cross Functional Teams hubo comentarios como: «Por toda nuestra organización podría haber Cross-Functional Teams»; «Nos urge que en nuestros proyectos utilicemos Cross Functional Teams»; «La cantidad de dinero, recursos y tiempo que nos ahorraríamos si funcionáramos así.»

Hoy en día podemos ver en varias organizaciones funcionar exclusivamente en Cross Functional Teams.

AirBnB, opera de una manera muy suya. Bajo cuatro áreas, EPIC: Experiencia, Producto, ‘Insights’ y ‘Content Strategy’. Y de ahí se cuelgan distintos Cross-Functional Teams, project managers, ingenieros, data scientists, investigadores.

Spotify, que es un caso muy avanzando de Cross Functional Teams que te invito a que mejor veas el video donde explican todo su Diseño Organizacional. ¡Nos encantan! De hecho en nuestra sesión pasada de la Master Class ‘Futuro del Trabajo’ lo explicamos.

Facebook en todo momento. Algunas otras organizaciones tradicionales han ido actualizando sus maneras de trabajar, organizar y dirigir. Una de ellas es GE a partir de su conversión a FastWorks, le ha permitido evolucionar constantemente y también opera con Cross-Functional Teams. Los amigos de PepsiCo dentro de algunas posiciones, piden experiencia en liderar Cross Functional Teams. Su apuesta por el Diseño Organizacional y Agilidad va en serio y viento en popa. Y así otras organizaciones como Toyota o Tesla.

Los Cross Functional Teams serán nuestro pan de cada día y será la manera en que aprenderemos más rápido, y crearemos engagement, integración y podernos adaptarnos constantemente, y harán que tus proyectos triunfen en el Futuro del Trabajo.