Uno de mis mayores aprendizajes del año pasado fue entender que las juntas son fundamentales para el éxito de cualquier proyecto en una organización y es el reflejo de tus formas de trabajo. El tener que sufrir tanto o el no entregar un trabajo con calidad se debe muchas veces a que no hay ninguna estructura semanal. Si quieres ser más productivo y más eficiente tienes que mejorar tus juntas. Es clave quitar juntas innecesarias y poner reglas claras para que tus colaboradores sepan qué esperar de esa junta.
En este post veremos cómo efectivamente puedes mejorar tus juntas si empiezas a tener claridad en qué hay que hacer cada día de la semana. Un proyecto grande se prepara como un maratón: cada día. No queramos tener éxito en el maratón si no sabemos qué hacer hoy para llegar a la meta de los 42 km 195 metros y en buena forma.
Si quieres ir erradicando el fenómeno de la «juntitis» esto puede ser una solución.
Partir de estos presupuestos:
A) Si queremos tener un sprint semanal tendremos que partir con esta regla: el lunes planeamos y el viernes entregamos.
B) Sí, hay que iniciar con una junta pero con tres puntos claros a resolver: i) ¿Qué queremos entregar el viernes?; ii) ¿Cómo comenzaremos a avanzar en nuestro trabajo?; iii) ¿Qué herramientas de comunicación vamos a utilizar? – Fundamental para poder ayudarnos a lo largo de la semana.
C) Comparte los avances en un lugar visible: recomiendo Trello, comparte un Google Docs, si tienes un lugar de juntas, utiliza post-it. Pon tres listas de tareas: Por hacer, Completada, Detenida.
D) No se vale hacer Micromanagement: Son tareas en donde tus colaboradores tienen completa autonomía porque parten del presupuesto de completa transparencia (ve el párrafo anterior).
Lunes. Junta de planeación con 60 minutos máximo. En los primeros cinco minutos deja que cada colaborador escriba su lista por hacer de esa semana. Haz un check-in (15 minutos): que tus colaboradores compartan sus dolores de la semana pasada, ¿por qué creen que no avanzaron?, ¿qué les ayudó a cumplir con sus entregas? Haz un repaso del calendario (5 minutos). Ve si alguno de los miembros tendrá en la semana alguna capacitación o saldrá de la ciudad para que no haya sorpresas. Que compartan sus entregas (20 a 25 minutos): ¿Qué planeas hacer en la semana?, ¿cuáles son tus tareas prioritarias? A los corredores, por ejemplo, sabemos cada semana cuántos kilómetros tenemos que correr en esa semana. Recapitulación y dudas (5 minutos): Finalmente para que no quedé nada suelto en los últimos cinco minutos pregúntales que necesitan de cada uno de los miembros.
Martes a Jueves. ¡Déjalos trabajar! No hagas ninguna junta. Ya ha quedado claro cómo van a trabajar, cómo van a comunicarse. ¡Confía en los equipos!
Viernes. Comienza con una Junta de Cierre. También máximo 60 minutos. Ve tus metas (cinco minutos). Deja a tus colaboradores mover sus tareas de la lista por hacer a completadas (recuerda un lugar visible). Comparte tus avances (35 minutos). Si hay alguna tarea que esté bloqueada. Deja que tus colaboradores compartan sus insights y aprendizajes. Prepárate para la próxima semana. Que cada miembro diga una tarea prioritaria para la próxima semana. Y el resto del día deja que cada miembro trabaje en alguna tarea que tenga bloqueada. También es bueno que trabaje en sus proyectos independientes si tienes alguna política de este estilo.
Fin de Semana. ¡Déjalos que disfruten! El corredor tiene también que aprender a descansar para llegar a la meta final.
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